Arrêt maladie : que doit faire l’employeur ?

Vous êtes confronté à un arrêt maladie et vous vous demandez quelles sont les obligations de l’employeur dans cette situation ? On revient sur les formalités obligatoires et les astuces qui peuvent vous faire gagner du temps !

Ce qu’il faut faire à la réception de l’arrêt maladie 

Votre employé doit vous adresser le volet n°3 de son arrêt maladie dans les deux jours ouvrables suivant la date d’interruption du travail. Dès la réception du document, l’employeur doit établir l’attestation de salaire. C’est cette attestation qui servira de base à l’assurance maladie pour calculer les indemnités journalières que percevra l’employé. Il est donc important de la réaliser et de la transmettre dans les meilleurs délais.

Vous pouvez le faire par une application dédiée, si vous adhérez à la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Dans ce cas vous disposez d’un délai maximum de 5 jours après avoir eu connaissance de l’arrêt pour transmettre l’attestation.

Si vous n’adhérez pas à la DSN, aucune limite de temps n’est imposée. Nous vous recommandons de réaliser cette démarche le plus tôt possible. Vous pouvez transmettre l’attestation de salaire de votre employé à la caisse d’assurance maladie par mail ou par courrier.

Les démarches au retour du salarié

Si le salarié reprend son poste à la date prévue par l’arrêt maladie vous n’avez aucune démarche à effectuer. Eh oui, parfois les formalités peuvent rimer avec simplicité !

Si votre employé prolonge son arrêt maladie, vous devez modifier la date de fin sur les documents que vous devez conserver. Attention, le prolongement au-delà de 6 mois est un cas spécifique. Vous devrez alors retransmettre les documents à l’assurance maladie comme s’il s’agissait d’un nouvel arrêt.

Dans le cas d’une reprise anticipée du travail, vous devez signaler la nouvelle date à l’assurance maladie. Cela doit être fait dans les 5 jours suivant le retour effectif du salarié.

Quand mettre en place la subrogation de salaire ?

Lorsque vous maintenez le salaire complet de votre salarié la subrogation permet à l’entreprise de percevoir directement les indemnités journalières. Celles ci sont versées par de l’assurance maladie.

Le maintien de salaire de l’employé peut résulter d’une décision de l’entreprise ou d’une clause de la convention collective. Cela signifie que l’employeur complète les indemnités journalières versées par l’assurance maladie jusqu’à hauteur du salaire initialement perçu par l’employé.

La subrogation permet à l’entreprise de verser directement au salarié les indemnités journalières et la complémentation. Rien ne vous oblige à demander la subrogation pour la totalité de l’arrêt maladie.

Attention, pour que la subrogation puisse se mettre en place le montant du salaire versé doit être au moins égal à celui des indemnités journalières.

Vous pouvez demander la subrogation de salaire lorsque vous faites le signalement de l’arrêt de travail dans la DSN. C’est également possible au moment d’établir l’attestation de salaire par courrier ou par mail.

Notez les dates de début et de fin de l’arrêt de travail ainsi que les coordonnées bancaires auxquelles les indemnités journalières devront être versées dans la demande de subrogation.

Le cas du temps partiel thérapeutique 

Le retour de votre employé peut s’accompagner de mesures d’adaptation du poste de travail. Notamment de la mise en place d’un temps partiel pour raison thérapeutique. Elle peut permettre un retour à l’emploi progressif du salarié après une longue période d’absence.

Si vous souhaitez mettre en place un temps partiel thérapeutique vous et votre salarié devrez réaliser quelques démarches administratives supplémentaires.

Le salarié devra transmettre à sa caisse primaire d’assurance maladie un avis d’aptitude (ou d’inaptitude) édité par le médecin du travail. Il devra également transmettre l’attestation indiquant l’accord de l’employeur sur les modalités de reprise de l’emploi.

De votre côté, vous devrez remplir une déclaration sur net-entreprise.fr en précisant la période du temps partiel, le salaire brut perçu par votre employé sur cette période, le motif de l’absence ainsi que le salaire brut perdu sur la période.